Unsere liebe Patricia hat sich die Mühe gemacht und Tagebuch über ihren Einsatz als Hostess bei einem Kongress in Linz geführt. So oder so ähnlich läuft es meist auf Kongressen ab:

1. Tag: Briefingstag

Nachdem wir uns alle getroffen haben und die organisatorischen Details durchgegangen sind, geht es weiter mit einem Rundgang durch das Hotel, damit wir uns mit unserem Arbeitsplatz der nächsten Tage vertraut machen. Zwei Stunden später und mit genügend Input freue ich mich auf den morgen startenden Kongress.

2. Tag: Kongressstart

5.10 Uhr: der Wecker klingelt, mein ganzer Körper ist noch im Schlafmodus. Ich schaue erneut in meine schriftlichen Briefingunterlagen: schwarzer Hosenanzug und weiße Bluse hängen gebügelt vor mir. Kein farbiger Nagellack – darum habe mich bereits gestern gekümmert. Jetzt noch meine frisch gewaschenen Haare frisieren und dezentes Tages-Make-Up auftragen, anziehen, schauen ob ich alles habe und los geht‘s. Nach Kaffee stehe ich pünktlich 15 Minuten vorher am Einsatzort und bekomme die letzten wichtigen Informationen für meinen zu betreuenden Saal.
Es ist 7.00 Uhr und meine Kollegen wirken ausgeschlafener als ich.
Unsere Aufgabe besteht aus Einlasskontrolle und Saalbetreuung. Also nur die registrierten Teilnehmer mit den richtigen Farben auf dem Badge dürfen rein, die Redner mit frischen Getränken versorgen, Funktionalität der Technik kontrollieren und auf Sauberkeit, nach einem Seminar, in dem Raum achten. Hauptsächlich sind wir heute Informationsstelle für alle Gäste – Wer, Was, Wo…
Nach 12 Stunden ist der erste Tag geschafft, schnell nach Hause, essen und Füße hoch.

3. Tag: Kongressalltag

Das frühe Aufstehen geht heute viel besser, trotzdem freuen wir uns über die Überraschung im Hostessenraum: kostenfreier Kaffee steht für uns bereit ,)
An meiner Position angekommen, begrüße ich neue Teilnehmer. Da der Kongress insgesamt aus drei Kleinen besteht und die anderen Beiden heute starten, achten wir auf zwei zusätzliche Farben auf den Badges.
Was ich heute wieder bemerke: man muss auch Autorität ausstrahlen können! Freundlich, aber bestimmt – der ein oder andere Teilnehmer versucht sich rein zu mogeln. Nach der Mittagspause teilen wir schnell mit einer mobilen Wand den Raum und betreuen bis zum Schluss zwei Vortragsreihen. Mittlerweile kenne ich auch die Fachbegriffe. Weiterhin erklären wir wieder Wege zu anderen Räumen, die beherrschen wir schon aus dem Effeff. Es war ein spannender Tag, jedoch freue ich mich auch auf den Feierabend.

4. Tag: Heute geht es heiß her

In meinem Raum werden heute Liveübertragungen von Operationen gezeigt. Die passenden 3D-Brillen teile ich aus und dann passiert es, die Übertragung bricht ab. Also schnell reagieren und die Teilnehmer freundlich in die Pause bitten. Langsam finde ich heraus welche Redner begehrt sind, die Gesichter der Gäste sind mir bereits bekannt und auch ich werde wiedererkannt – das erleichtert meine Einlasskontrolle. Die Füße machen sich so langsam bemerkbar, noch einmal Zähne zusammen beißen und lächeln, damit niemand etwas merkt. Für unsere Teilnehmer geht der Tag noch weiter, denn sie sind noch zu einer Abendveranstaltung geladen.

5. Tag: Endspurt

Pünktlich stehe ich vor meinem Saal. Der letzte Kongresstag startet ruhig. Die Veranstaltung gestern Abend ging wohl etwas länger.
Mein erster Vortrag füllt sich und es tut gut noch einmal gebraucht zu werden. Über den Tag werden es immer weniger Zuhörer. Zum Schluss heißt es: abbauen und aufräumen, mit einem weinenden und einem lachenden Auge. Ich habe viele nette Kollegen wiedergesehen und Neue kennengelernt, wir waren ein tolles Team, die Abläufe waren klar und unsere Chefhostess und der Kunde loben uns in einem Feedbackgespräch.
Zu Hause angekommen freue ich mich auf meine Couch und morgen AUSSCHLAFEN!
Ich bin stolz darauf ein Teil von vier gelungenen Kongresstagen zu sein und ich freue mich auf das nächste Mal.